Kröfur viðskiptavina og starfsmanna til stafrænnar þjónustu og vinnulags hafa aukist gríðarlega hratt síðustu 12 mánuði. Þarfir sem talið var að leyst yrði úr á næstu 5–10 árum eru allt í einu orðnar kröfur sem leysa þarf helst í dag. Mikilvægi þessarar stafrænu byltingar, oft nefnd fjórða iðnbyltingin, sést vel þegar horft er til þess að fimm verðmætustu fyrirtæki heimsins (Apple, Microsoft, Facebook, Amazon og Alphabet) eru í dag 20% af heildarvirði S&P 500 stærstu fyrirtækja í Bandaríkjunum. Það sem þessi fimm fyrirtæki eiga sameiginlegt er að menning þeirra, ákvarðanir og árangur er drifinn áfram af gögnum.

Það sem einkennir fyrirtæki sem hafa tileinkað sér gagnadrifna menningu er að mikilvægar ákvarðanir byggja á gögnum og greiningum frekar en innsæi eða reynslu. Fyrir Amazon, Netflix og Facebook er þetta „normið“. Þessi fyrirtæki voru stofnuð á stafrænum tímum og bera þess vel merki ef menning þeirra, ferlar og innviðir eru skoðaðir.

Stór hluti hefðbundinna fyrirtækja á Íslandi byggja á menningu, ferlum og innviðum sem eiga rætur sínar að rekja til þriðju iðnbyltingarinnar.¹ Stjórnendur þessara fyrirtækja eru flestir þeirrar skoðunar að þörf sé á breyttu vinnulagi sem byggir á gagnadrifinni ákvarðanatöku, en það hefur hins vegar reynst erfitt að koma því á þar sem það krefst breytinga á innviðum fyrirtækisins og því hvernig ákvarðanir eru teknar. Þessi breyting á því hvernig ákvarðanir eru teknar krefst hegðunarbreytinga innan fyrirtækisins sem aftur gerir kröfur um annars konar fyrirtækjamenningu sem er gríðarstórt verkefni.

Könnun sem gerð var af Deloitte² fyrir rúmlega ári meðal bandarískra forstjóra leiddi í ljós að tveir af hverjum þremur töldu sitt fyrirtæki ekki vera gagnadrifið í ákvarðanatöku og sama fjölda fannst erfitt að nýta sér gögn til að taka ákvarðanir. Sams konar könnun hjá NewVantage Partners leiddi í ljós sömu niðurstöður en þar kom fram að 95% svarenda voru þeirrar skoðunar að menningar-, skipulags- og ferlatengd atriði væru stærstu hindranirnar í því að hagnýta gögn til ákvarðanatöku. Aðeins 5% svarenda töldu að tæknilegar hindranir væru vandamálið.

„The future is already here, it's just not evenly distributed“.

Wiliam Gibson

Hlutverk forstjórans/framkvæmdastjórans

Eins og venjulega þá er menningin að miklu leyti háð hegðun æðstu stjórnenda félagsins, sérstaklega ræðst hún af framgöngu æðsta stjórnandans. Það að forstjóri félagsins nýtir sér gögn – eða ekki – í ákvarðanatöku félagsins, sendir áhrifamikil skilaboð til annarra.

Leiðir til að breyta menningu

Þessi áskorun íslenskra stjórnenda, að uppfæra menningu fyrirtækja yfir á stafræna öld, er alþjóðleg og því gott að sækja reynslu og þekkingu í fyrirmyndir sem hafa verið að virka erlendis.

Fyrsta skrefið í átt að breyttri menningu felst í uppfærslu á tæknilegum innviðum með viðeigandi viðskiptagreindarhugbúnaði. Mikilvægt er að huga að lausn sem hefur það að markmiði að styðja við gagnadrifna ákvörðun allra starfsmanna, ekki aðeins fárra stjórnenda. Þetta verkefni krefst fjármagns og tíma en er ekki hegðunartengt og því auðveldara að koma því í framkvæmd. Varðandi þau atriði sem snúa að hegðunarbreytingum þá tók ráðgjafafyrirtækið Oliver Wyman saman lista yfir tíu atriði sem taka þarf tillit til þegar innleiða á gagnadrifna menningu hjá fyrirtækjum.

Hér eru þau fimm helstu sem snúa að stjórnun.

1. Gagnadrifin menning byrjar hjá stjórnendum
   Stjórnendur þurfa að sýna það í verki að ákvarðanir eigi að byggja á úrvinnslu gagna og greiningum þar sem því verður við komið. Eins og fram kom hér að ofan þá er stóra verkefnið umbreytingarverkefni sem krefst aga og úthalds. Gagnadrifin menning gerir kröfu um breytt hugarfar og breytta vinnuferla samhliða því. Þess vegna hafa þróunarverkefni eins og Design Thinking, Four disciplines of execution (4DX), OKR og Hackathon verið skilvirkari en einhliða fyrirlestrar. Í þeim felast æfingar sem hægt er að staðfæra að daglegum verkefnum hvers og eins og sýna fljótt fram á virkni þess að nýta sér greiningar og gögn til ákvarðanatöku.
2. Veljið vandlega einfalda og skilvirka mælikvarða
   Leiðtogar hafa mikil áhrif með því að velja vandlega hvað eigi að mæla og skilgreina mælikvarða út frá þeirri kröfu að starfsfólk geti nýtt sér þá í sínum störfum. Mælikvarðar þurfa að vera þess eðlis að starfsfólk upplifi að það geti haft áhrif á þá í sínum daglegu verkefnum.
3. Ekki einangra gagnavísindafólk
   Dreifið þeim sem kunna að vinna með gögn meðal allra deilda og bætið hæfni sem þörf er á. Eitt af einkennum fyrirtækja sem ekki hafa gagnadrifna menningu er að upplýsingatæknideildir virka ekki nægilega vel sem samstarfsaðili starfsfólks og stjórnenda í rekstri. Mikilvægt er að greining gagna eigi sér stað innan sem flestra deilda út frá þeirra þörfum til að breytt menning komist á. Því þarf að vera til staðar skýr og samræmdur stjórnunarrammi sem vinnur út frá skilgreindum stöðlum en hvetur jafnframt til framþróunar hjá öllum deildum. Fjárfesting í tækni er því samstarfsverkefni rekstrar- og tæknifólks byggt á þessum ramma og mótast af umfangi og flækjustigi hverju sinni.
4. Gefið starfsfólki aðgang að gögnum
   Það er til lítils að gera kröfur til starfsfólks um að nýta sér gögn til ákvarðanatöku ef það hefur ekki aðgang að viðeigandi og tímalegum upplýsingum. Takmörkun á aðgengi starfsfólks að gögnum á að vera neyðarúrræði og nútímalausnir í viðskiptagreind eiga að vera til staðar sem starfsfólk getur nýtt sér til ákvörðunartöku.
5. Notið greiningar til að hjálpa starfsfólki, ekki bara viðskiptavinum
   Það er auðvelt að gleyma þeim tækifærum sem felast í að gera starfsfólki kleift að hanna sínar eigin greiningar; til dæmis til þess að spara tíma, lágmarka endurvinnu eða bæta framsetningu og hönnun á skýrslum sem oft eru sóttar.
   

Tækni er starf allra

Í þeim nýja heimi sem tekur við í kjölfar COVID-19 þá er einn samnefnari, sem er aukin þörf fyrir tæknikunnáttu í öllum störfum. Það er því mikilvægt að unnið sé að því að auka þekkingu starfsfólks á hagnýtingu tæknilausna til þess að bæta skilvirkni allra ferla í grunnstarfsemi fyrirtækja.

Frá stjórn til forstjóra til leiðtoga í daglegum verkefnum, þá þarf að vera samstaða í því að sannfæra aðra um að taka upp og viðhalda gagnadrifinni menningu. Enginn má falla í þá gryfju að halda að vél- og hugbúnaður einn og sér muni leiða fyrirtæki inn í breytta menningu.

¹ Sjá muninn á Industrial age and Digital age
² https://www2.deloitte.com/us/en/insights/topics/analytics/insight-driven-organization.html